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Datenschutzerklärung

Stand: 2026-10-17

Fabio Hossli (Einzelunternehmen nach Schweizer Recht), Produktname sicherAI („wir“ oder „uns“), verarbeitet in verschiedenen Situationen Ihre personenbezogenen Daten. Die rechtlichen Grundlagen hierfür ergeben sich insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie – soweit deutsches Recht anwendbar ist – dem Telekommunikation-Digitaldienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 12 bis Art. 14 DSGVO darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit wir als Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO agieren. Sie erläutert insbesondere, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt – insbesondere für folgende Datenverarbeitungsprozesse:

Besuch unserer Website https://sicherai.com und unserer Anwendung unter https://app.sicherai.com (dazu Ziffer 2.1 und Ziffer 2.2),

Kontaktaufnahme per E-Mail, Demo-Buchung und Supportanfragen (dazu Ziffer 2.3),

Warteliste und Testphasen-Mails (dazu Ziffer 2.4),

Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken (dazu Ziffer 2.5),

Bestellung, Vertragsabschluss und Erbringung unserer Dienstleistungen sowie Abwicklung von Geschäftsbeziehungen (dazu Ziffer 2.6)

Nutzung unserer Plattform und der KI-Anwendungen (dazu Ziffer 2.7),

Direktansprache von Kanzleien, KI-Assistent und Anrufaufnahme in unserem Vertriebssystem (dazu Ziffer 2.10).

Außerdem enthält diese Datenschutzerklärung Informationen über die Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten (dazu Ziffer 3), Datenübermittlungen in Drittstaaten (dazu Ziffer 4), die Dauer der Datenverarbeitung (dazu Ziffer 5), Ihre Rechte als betroffene Person (dazu Ziffer 6 und Ziffer 7), die Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten (dazu Ziffer 8) und über automatisierte Entscheidungsfindungen (dazu Ziffer 9).

1. Verantwortlicher

Fabio Hossli (Einzelunternehmen nach Schweizer Recht)

Produktname: sicherAI

Unterdorfstrasse 10, 5082 Kaisten, Schweiz (Kanton Aargau)

UID: CHE-410.145.754

MWST-Nr.: CHE-410.145.754 MWST

Verantwortlicher und Ansprechpartner: Fabio Hossli

Allgemeiner Kontakt und Support: support@sicherai.com

Datenschutzkontakt: datenschutz@sicherai.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; bei der Größe des Einzelunternehmens besteht keine Pflicht zur Bestellung.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von Daten

2.1 Besuch unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden je nach Art und Umfang der Nutzung verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt (z.B. mittels Zuordnung zu einer Online-Kennung) identifiziert werden kann.

Zum Zweck der technischen Bereitstellung der Website ist es erforderlich, dass wir bestimmte, durch Ihren Browser automatisch übermittelte Informationen verarbeiten, damit unsere Website in Ihrem Browser angezeigt werden kann und Sie die Website nutzen können. Diese Informationen (die „Zugriffsdaten“) werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet; ein Webserver-Zugriffslog wird nicht geführt. Zugriffsdaten können u.a. sein:

Browsertyp und Browserversion

Verwendetes Betriebssystem

IP-Adresse des anfragenden Endgeräts

Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Ursprungs- oder Referrer-URL)

Datum und Uhrzeit der Anfrage

Die Verarbeitung der Zugriffsdaten ist zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und zur Systemsicherheit technisch notwendig. Für Betrieb und Fehlerdiagnose werden technische Container-Logs geführt; Chatinhalte werden darin nicht gespeichert. Eine Auswertung der Protokolle zu Marketingzwecken findet nicht statt.

Soweit Sie unsere Website besuchen, um sich über unser Produkt- und Leistungsangebot zu informieren oder dieses auf vertraglicher Grundlage zu nutzen, ist Grundlage für die vorübergehende Verarbeitung der Zugriffsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Darüber hinaus dient vorliegend Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die vorübergehende Verarbeitung der Zugriffsdaten. Unsere berechtigten Interessen bestehen hierbei darin, Ihnen eine technisch funktionierende und benutzerfreundlich gestaltete Website zur Verfügung stellen sowie die Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können. Gegen die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen haben Sie ein Widerspruchsrecht (siehe hierzu Ziffer 7).

Speicherdauer und Löschung Ihrer Zugriffsdaten richten sich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung. Die Container-Logs werden größenbasiert rotiert: je Container höchstens drei Logdateien zu je 10 MB. Daraus ergibt sich keine feste zeitliche Aufbewahrungsfrist und keine vollständige Protokollierung der Website-Zugriffe.

2.2 Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien

Wir setzen auf unserer Website und in unserer Anwendung ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken ein. Sie dienen dazu, die Anmeldung und die Sitzung abzusichern sowie Grundfunktionen wie Seitennavigation und den Zugriff auf geschützte Bereiche zu ermöglichen. Ein Tracking zu Zwecken des Marketings, der Personalisierung von Werbung oder der Reichweitenanalyse mittels Cookies oder vergleichbarer Techniken findet nicht statt; wir setzen keine Tracking-Pixel, kein Marketing-Fingerprinting und keine Analyse- oder Werbedienste Dritter ein. Eine Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) ist deshalb nicht erforderlich.

Enthält der Link, über den Sie unsere Website aufrufen, Kampagnenangaben (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, ref oder gclid), reichen wir diese ohne Cookie über die Adresszeile an die Registrierung weiter. Registrieren Sie sich, speichern wir diese Angaben und die Einstiegsseite zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse, um nachvollziehen zu können, über welchen Weg Sie zu uns gefunden haben. An die Demo-Buchung geben wir nur die utm-Angaben und eine Kennung der Einstiegsseite weiter; was wir davon speichern, steht in Ziffer 2.3. Beim Anlegen einer Organisation fragen wir zudem, wie Sie von uns erfahren haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Wirksamkeit unserer Kontaktwege zu beurteilen. Wir geben diese Angaben nicht an Werbenetzwerke weiter. Sie werden mit den zugehörigen Kontakt- oder Vertragsdaten gelöscht (Ziffer 2.6 und Ziffer 5).

Zur Kontosicherheit erkennen wir neue Geräte beziehungsweise Sitzungen anhand eines pseudonymen HMAC aus Nutzerkennung, Browser- und Betriebssystemfamilie sowie IP-Präfix. Die Gerätekennung wird in der Tabelle „user_devices“ gespeichert und bis zur Löschung des Kontos aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherheit Ihres Kontos.

Zu jeder Anmeldesitzung speichern wir die IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent); in den Sicherheitseinstellungen der Anwendung sehen Sie so Ihre aktiven Sitzungen und können sie beenden. Abgelaufene Anmeldesitzungen löschen wir 30 Tage nach ihrem Ablauf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherheit Ihres Kontos.

Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät, die Erhebung der Informationen und die weitere Verarbeitung etwaiger personenbezogener Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit deutsches Recht anwendbar ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) oder lit. b) DSGVO. Ohne diese technisch notwendigen Cookies können die Anmeldung und die geschützten Bereiche der Anwendung nicht genutzt werden.

Anmeldung mit Google oder Microsoft (optional)

Sie können sich statt mit E-Mail-Adresse und Passwort auch mit einem Google- oder Microsoft-Konto anmelden. Wählen Sie diese Anmeldung, leitet Ihr Browser Sie zu Google beziehungsweise Microsoft weiter; der jeweilige Anbieter verarbeitet die Anmeldung in eigener Verantwortung, auch in den USA. Wir erhalten von ihm Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild, soweit vorhanden, eine Kontokennung sowie Anmeldetoken; Zugriffs- und Aktualisierungstoken speichern wir verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Diese Angaben speichern wir bis zur Löschung Ihres Kontos. Für den Anmeldevorgang setzen wir kurzzeitig ein Cookie (siehe Liste).

Liste der eingesetzten Cookies und Speichertechniken

NameAnbieterZweckSpeicherdauer
getadapt.session_token (mit dem Präfix „__Secure-“)sicherAI (eigene Anwendung, app.sicherai.com)Anmeldesitzung und Schutz vor unbefugtem ZugriffBis zur Abmeldung, längstens 7 Tage ohne Nutzung; bei Nutzung Erneuerung auf 7 Tage nach einem Aktualisierungsintervall von 24 Stunden
getadapt.two_factor (mit dem Präfix „__Secure-“)sicherAI (eigene Anwendung)Zuordnung einer noch nicht abgeschlossenen Zwei-Faktor-AnmeldungBis zum Abschluss der Prüfung, höchstens 10 Minuten
getadapt.better-auth-passkey (mit dem Präfix „__Secure-“, nur bei Anmeldung oder Einrichtung mit Passkey)sicherAI (eigene Anwendung)Absicherung der Anmeldung beziehungsweise Einrichtung mit PasskeyHöchstens 5 Minuten
getadapt.state (mit dem Präfix „__Secure-“, nur bei Anmeldung mit Google oder Microsoft)sicherAI (eigene Anwendung)Schutz des Anmeldevorgangs mit Google oder MicrosoftHöchstens 5 Minuten
getadapt.trust_device (mit dem Präfix „__Secure-“, nur bei angeforderter Gerätefreigabe)sicherAI (eigene Anwendung)Wiedererkennung eines als vertrauenswürdig bestätigten Geräts bei der Zwei-Faktor-Anmeldung; die reguläre Anmeldeoberfläche fordert diese Freigabe derzeit nicht an30 Tage; bei erfolgreicher Nutzung zur Anmeldung auf weitere 30 Tage erneuert
Lokaler Browserspeicher (localStorage)sicherAI (eigene Anwendung)Oberflächeneinstellungen wie Zustand der Seitenleiste; keine Übermittlung an DritteBis zur Löschung durch Sie im Browser
Sitzungsspeicher (sessionStorage), sicherai.chat.pending-attachments. mit angehängter Chat-KennungsicherAI (eigene Anwendung)Übernahme von Chat-Text und Anhangsmetadaten beim Wechsel in den angelegten ChatBis zur erfolgreichen Übernahme; bei abgebrochenem Ablauf bis zum Ende der Tab-Sitzung, ohne zusätzliche zeitliche Ablaufregel

Die Website https://sicherai.com setzt keine Cookies.

2.3 Kontaktaufnahme per E-Mail, Demo-Buchung und Support

Für die unter Ziffer 1 genannten Support- und Datenschutzadressen sowie hallo@sicherai.com nutzen wir E-Mail-Postfächer von Hostinger International Ltd. (Zypern). Hostinger verarbeitet die eingehenden und ausgehenden Nachrichten einschließlich ihrer Kontaktdaten zur Bearbeitung dieser Anfragen. Die Postfachserver befinden sich laut Anbieterangabe in der EU (Litauen, Niederlande, Zypern) und im Vereinigten Königreich; Übermittlungen in Drittländer erfolgen laut Anbieter auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Auf unserer Website stellen wir elektronische Kontaktmöglichkeiten (die unten beschriebene Demo-Buchung und die E-Mail-Adressen hallo@sicherai.com und support@sicherai.com) bereit, um Ihnen eine leichte und schnelle elektronische Kontaktaufnahme mit uns zu ermöglichen. Wenn Sie uns hierüber Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Anfragen inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert und entsprechend weiterverarbeitet. Dies gilt auch für Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage. Diese Daten geben wir nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist im Rahmen der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage erforderlich oder Sie haben uns Ihre entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) erteilt.

Unter https://app.sicherai.com/termin können Sie eine Demo buchen. Die Adresse https://sicherai.com/demo leitet auf diese Online-Buchung weiter. Dabei erheben wir Ihren Namen, Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Webseite als Pflichtangaben sowie freiwillig Ihre Nachricht. Hinzu kommen der gewählte Termin, die Teilnahmeart (Google Meet oder Telefon) und etwaige Kampagnenangaben aus dem aufgerufenen Link (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content und src). Wir verarbeiten diese Angaben zur Durchführung Ihrer Demo und für die Kontaktaufnahme dazu auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Ihre Anfrage).

Wir speichern die Buchung in unserem internen Vertriebssystem auf unseren Servern in Deutschland. Für die Pflege der Geschäftsbeziehung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse und die Löschfristen sind in Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung) beschrieben. Eine bestätigte Online-Buchung zählt ab dem Zeitpunkt ihrer Bestätigung als Kontakt im Sinne dieser Fristen; eine spätere Absage ändert diesen Zeitpunkt nicht.

Für Demo-Termine nutzen wir ein eigenes Google-Konto von sicherAI mit dem Kalender „sicherAI Demos“. Wir tragen den Termin dort nur mit Zeitraum, Teilnahmeart und einem internen Verweis ein, ohne Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer. Sie werden nicht als Teilnehmer in den Kalendereintrag aufgenommen. Freie Zeiten bestimmen wir über eine Frei/Belegt-Abfrage gegen den Kalender des Inhabers, den dieser dem sicherAI-Konto ausschließlich für die Frei/Belegt-Ansicht freigibt; Inhalte seiner Termine lesen wir nicht. Der Inhaber abonniert den Kalender „sicherAI Demos“ in seinem eigenen Kalender.

Wenn Sie Google Meet wählen, stellt Google den Konferenzraum bereit. Bei Ihrer Teilnahme verarbeitet Google die Konferenzdaten und den beim Beitritt angegebenen Namen nach eigenen Bedingungen.

Bestätigungen und Absagen senden wir Ihnen per E-Mail über unseren Dienstleister für transaktionale E-Mails (siehe Ziffer 2.6 und die Empfängerliste in Ziffer 3.2). Die Bestätigung enthält einen persönlichen Verwaltungslink, über den Sie den Termin bis zu seinem Beginn absagen können.

Ihre IP-Adresse verarbeiten wir zur Missbrauchsabwehr (Drosselung) nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher; wir speichern sie nicht.

Nachrichten an support@sicherai.com übernehmen wir in unser internes Ticketsystem auf unseren Servern in Deutschland; Antworten versenden wir über Brevo. Supportanfragen und die zugehörige Korrespondenz löschen wir drei Jahre nach Abschluss der jeweiligen Anfrage.

Soweit Sie mit uns im Rahmen einer bestehenden Vertragsbeziehung Kontakt aufnehmen, Supportanfragen stellen oder uns im Vorfeld zur Information über unser Produkt- und Leistungsangebot kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten und Informationen zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.

Anderenfalls erfolgt die Verarbeitung durch uns zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an der Bereitstellung elektronischer Kontakt- und Supportkanäle als Unternehmen im B2B-Bereich und zur sachgerechten Beantwortung von Kunden-/Kontaktanfragen.

Sie sind weder verpflichtet, uns über das Formular oder per E-Mail zu kontaktieren noch personenbezogene Daten anzugeben. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht angeben, können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten. Andernfalls wird es keine Konsequenzen für Sie geben.

Im Übrigen richten sich Speicherdauer und Löschung Ihrer entsprechenden Daten nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung.

2.4 Warteliste und Testphasen-Mails

a) Warteliste

Eine Eintragung in die Warteliste ist nicht mehr möglich. Haben Sie sich früher auf unserer Website eingetragen, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) ausschließlich, um Sie über den Zugang zum Produkt zu benachrichtigen. Wir speichern die E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Eintragung und die Herkunftsangabe „landingpage“ sowie etwaige Kampagnenangaben (Ziffer 2.2) als Datei auf dem Webserver und in unserem internen System für Geschäftsanbahnung. Alle Eintragungen löschen wir bis spätestens 31.12.2026, auf Ihren Widerruf auch früher.

b) Testphasen-Mails nach Anlegen einer Organisation

Nach dem Anlegen einer Organisation ist für deren Inhaber eine E-Mail-Folge vorgesehen: eine Produktvorstellung nach 15 Minuten, ein Beratungsangebot am Folgetag um 13:09 Uhr und Hinweise zur zeitsparenden Nutzung am zweiten Folgetag um 13:09 Uhr, jeweils nach der Zeitzone Europe/Berlin. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, den Namen, die Spracheinstellung und die Organisationszugehörigkeit. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Sie bei der Erprobung und Nutzung des Produkts zu unterstützen. Die Folge wird nur versandt, solange Sie Inhaber der Organisation sind und sich nicht abgemeldet haben.

c) Abmeldung: Widerruf der Einwilligung oder Widerspruch

Sie können sich jederzeit über den Abmelde-Link in einer Testphasen-Mail von dieser E-Mail-Folge abmelden. Den Widerruf Ihrer Wartelisteneintragung oder Ihren Widerspruch können Sie auch an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten richten. Andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen Ihres Kommunikationsdienstleisters entstehen hierbei nicht.

Nach der Abmeldung von den Testphasen-Mails speichern wir den Abmeldestatus in Ihren Kontoeinstellungen, damit keine weiteren Mails dieser Folge erzeugt werden; noch ausstehende Mails dieser Folge werden aus der Versandwarteschlange entfernt. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt. Im Übrigen richten sich Speicherdauer und Löschung nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung.

2.5 Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken

Wir betreiben derzeit keine Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken und verlinken auf unserer Website nicht auf solche Netzwerke. Sollten wir künftig Unternehmensseiten in sozialen Netzwerken betreiben, ergänzen wir diese Datenschutzerklärung vorab um die Angaben zur dortigen Verarbeitung, zu den gemeinsam Verantwortlichen und zu Ihren Rechten.

2.6 Bestellung, Vertragsabschluss und Erbringung unserer Dienstleistungen sowie Abwicklung von Geschäftsbeziehungen

Im Rahmen unserer bestehenden oder künftigen Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die entweder direkt bei Ihnen erhoben oder uns von Ihrem Arbeitgeber als unser B2B-Kunde übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere Beschäftigte von Geschäftspartnern oder Personen, die an der Vertragserfüllung beteiligt sind. Unsere Geschäftsbeziehungen umfassen Lieferanten, Dienstleister, Berater, Kooperationspartner sowie sonstige Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten. Dies betrifft vor allem Kunden, die unsere Produkte und Dienstleistungen erwerben.

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich sein. Falls eine Pflicht zur Bereitstellung solcher Daten besteht, werden wir Sie gesondert darauf hinweisen. In diesem Fall kann eine Nichtbereitstellung dazu führen, dass eine angeforderte Leistung nicht erbracht werden kann.

Wir verarbeiten in erster Linie personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung selbst zur Verfügung stellen oder die wir von Geschäftspartnern erhalten (z.B. durch Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen, etwa im Zusammenhang mit einer Anfrage oder einem Auftrag). Darüber hinaus verarbeiten wir Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) oder Daten, die uns von Dritten übermittelt werden (z. B. andere Geschäftspartner). Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt von Ihrer Funktion innerhalb des jeweiligen Unternehmens ab.

Im Rahmen der Vertragsabwicklung und Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Unternehmensname

Vor- und Nachname sowie Position im Unternehmen

Anschrift (Liefer- und Rechnungsadresse)

Umsatzsteuer-ID

Telefonnummern

E-Mail-Adresse

Bankverbindung bzw. Zahlungsmodalitäten

Zahlungen werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen, insbesondere von Kauf- und Lieferverträgen, Dienst- und Werkverträgen sowie sonstigen Auftragsverhältnissen (z.B. Bearbeitung und Prüfung entsprechender Angebote und Anfragen; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Leistungen, Versand von Informationsschreiben etc.). Darüber hinaus nutzen wir die Daten zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse und zur allgemeinen Betreuung unserer Geschäftspartner.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dazu gehören insbesondere: Bearbeitung von außervertraglichen Anfragen und Anliegen, Sicherstellung rechtskonformen Handelns (z.B. Prävention von und Schutz vor Rechtsverstößen, Geltendmachung von und Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche, interne und externe Compliance-Maßnahmen), Gewährleistung von Verfügbarkeit, des Betriebs und Sicherheit technischer Systeme sowie technisches Datenmanagement.

Darüber hinaus kann die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruhen, wenn wir direkt mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber in einer Geschäftsbeziehung stehen und die Verarbeitung zur Durchführung und Erfüllung Ihrer Pflichten aus dem Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist.

Speicherdauer und Löschung Ihrer Vertragsdaten richten sich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung.

Geschäftsanbahnung

Zur Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen verarbeiten wir Geschäftskontaktdaten (insbesondere Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer) sowie Angaben zu unseren Kontakten mit Ihnen in einem internen System auf unseren Servern in Deutschland. Die Daten stammen von Ihnen selbst, etwa aus einer Demo-Buchung, oder aus den oben genannten Quellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Ziffer 7). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten zwei Jahre nach dem letzten tatsächlichen Kontakt mit Ihnen (Gespräch oder Antwort); gab es keinen solchen Kontakt, zwölf Monate nach ihrer Erfassung. Ausgenommen sind Sperreinträge zur Beachtung eines Widerspruchs oder einer Abmeldung (Ziffer 2.10). Wie wir Kanzleien direkt ansprechen, wofür wir in diesem System einen KI-Assistenten einsetzen und wann wir Anrufe mit Ihrer Einwilligung aufnehmen, beschreibt Ziffer 2.10.

Abschluss von Vereinbarungen in der Anwendung

Den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Berufsgeheimnisvereinbarungen schließen Inhaber und Administratoren einer Organisation direkt in der Anwendung durch elektronische Zustimmung ab; einen externen Signaturdienst setzen wir dafür nicht ein. Schließen Sie eine Vereinbarung ab, verarbeiten wir Ihren Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, den von Ihnen eingegebenen Namen, den Zeitpunkt der Zustimmung, die Angaben zur Organisation einschließlich der von Ihnen bestätigten Anschrift, den Wortlaut der von Ihnen bestätigten Erklärungen sowie die Kennung des Dokuments (Fassung und Prüfsumme). IP-Adresse und Browserdaten speichern wir hierfür nicht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Angaben zur Organisation ist, soweit diese personenbezogen sind, der Vertrag mit der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Ihre Daten als handelnde Person verarbeiten wir zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Abschluss der Vereinbarung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist Rechtsgrundlage zudem Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Eine Kopie der Vereinbarung mit dem Zustimmungsnachweis senden wir Ihnen als PDF-Anhang an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos; den Versand übernimmt unser Dienstleister für transaktionale E-Mails, Brevo (siehe Ziffer 3.2). Die Vereinbarung ist außerdem in der Anwendung abrufbar. Diese Daten und die PDF-Datei bewahren wir bis zehn Jahre nach dem Ende der jeweiligen Vereinbarung auf und löschen sie danach; das gilt auch, wenn Ihr Konto vorher gelöscht wird. Eine Vereinbarung endet mit ihrem Widerruf, mit ihrer Ersetzung durch eine neue Fassung oder mit der Löschung der Organisation.

Brechen Sie einen Abschluss ab, verfällt der Vorgang nach 24 Stunden; die dabei erfassten Angaben löschen wir 30 Tage danach.

2.7 Nutzung unserer Plattform und der KI-Anwendungen

Wenn Sie über unsere Plattform KI-Anwendungen von Drittanbietern als autorisierter Nutzer verwenden, weil unser Kunde – Ihr Arbeitgeber oder ein anderes Unternehmen – Ihnen den Zugang bereitgestellt hat, ist dieser Kunde der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung. Wir handeln in diesem Zusammenhang ausschließlich auf Weisung des Kunden und haben daher mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).

Für Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Plattform und der KI-Anwendungen Dritter sowie zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte (dazu die Ziffern 6 und 7) wenden Sie sich daher bitte direkt an den Kunden, der Ihnen den Zugang gewährt hat. Alternativ können Sie diese Rechte auch gegenüber uns geltend machen – wir leiten Ihre Anfrage dann aber gemäß unseren vertraglichen Verpflichtungen an den zuständigen Kunden zur Bearbeitung weiter.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der jeweiligen KI-Anwendung können Sie außerdem direkt beim zugehörigen Drittanbieter erhalten:

KI-ModelleCloud-AnbieterVerarbeitungsortRechtliche Grundlagen und Datenschutzinformationen
OpenAI-Modelle (GPT)Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin)EU-Datenzone, Ressource in Schweden (Sweden Central, Deployment-Typ DataZone EU)Microsoft Customer Agreement, Microsoft Product Terms und Microsoft Products and Services Data Protection Addendum
Anthropic-Modelle (Claude)Amazon Bedrock (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg)Aufrufregion Frankfurt (eu-central-1) über ein EU-Inferenzprofil; die Verarbeitung erfolgt in AWS-Regionen innerhalb der EUAWS Customer Agreement, AWS Service Terms und AWS Data Processing Addendum
Google-Modelle (Gemini)Google Cloud Vertex AI (Google Cloud EMEA Limited, Dublin)Niederlande (europe-west4) und Frankfurt (europe-west3)Google Cloud Platform Terms of Service, Service Specific Terms und Cloud Data Processing Addendum
Mistral-Modelle (Chat, Einbettungen, Texterkennung, Transkription)Mistral AI SAS, Paris (La Plateforme, EU-Endpunkt)Europäische Union (api.eu.mistral.ai)Mistral Terms of Service und Data Processing Agreement; Zero Data Retention für unser Konto bestätigt

OpenAI-Modelle über Microsoft Azure OpenAI Service. Wir haben mit Microsoft einen Kundenvertrag (Microsoft Customer Agreement) über die Azure-OpenAI-Services geschlossen. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage dieses Vertrages sowie der Microsoft Product Terms. Diese beinhalten umfassende Datenschutz- und Informationssicherheitspflichten. Darüber hinaus gilt das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, das Microsoft als Auftragsverarbeiter zu folgenden Maßnahmen verpflichtet: keine Offenlegung oder Zugänglichmachung der Daten gegenüber anderen Kunden oder OpenAI; keine Nutzung von Prompts und Ausgaben zum Training der Modelle oder zur Verbesserung der Microsoft-Produkte; Verarbeitung ausschließlich innerhalb der von uns gewählten EU-Datenzone. Microsoft kann Ein- und Ausgaben zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage innerhalb der EU-Datenzone speichern. Die EU-Datenzone von Microsoft kann neben Mitgliedstaaten der Europäischen Union auch EFTA-Staaten wie Norwegen oder die Schweiz umfassen; eine Verarbeitung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union sichern wir für diese Route deshalb nicht zu.

Anthropic-Modelle über Amazon Bedrock. Wir haben mit Amazon Web Services einen AWS Customer Agreement geschlossen. Die Nutzung der Amazon-Bedrock-Services basiert auf den AWS Service Terms. Gemäß den Service Terms, dem AWS Data Processing Addendum und dem User Guide gilt die folgende verbindliche Zusicherung: „Amazon Bedrock doesn't store or log your prompts and completions. Amazon Bedrock doesn't use your prompts and completions to train any AWS models and doesn't distribute them to third parties.“ Eine direkte Beauftragung von Anthropic erfolgt nicht.

Google-Modelle über Google Cloud Vertex AI. Wir haben mit Google Cloud einen Kundenvertrag geschlossen. Die Nutzung der Vertex-AI-Services erfolgt auf Basis der Google Cloud Platform Terms of Service und der Service Specific Terms. Google hat in seinen Leitlinien zu generativen KI-Produkten und in der Erklärung zu Datenschutzverpflichtungen für Cloud-basierte KI-Produkte zugesichert, dass Prompts, Antworten und Trainingsdaten der Kunden nicht zum Training der Foundation Models von Google verwendet werden; die Verarbeitung erfolgt in den von uns konfigurierten europäischen Regionen.

Mistral-Modelle über Mistral La Plateforme. Wir haben mit Mistral AI ein Data Processing Agreement geschlossen; die Nutzung erfolgt ausschließlich über den EU-Endpunkt. Für unser Konto hat Mistral Zero Data Retention bestätigt; die Trainingsnutzung ist deaktiviert. Mistral verarbeitet Kundendaten nach dem DPA nur zur Bereitstellung der Services und als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen von sicherAI. Prompts und Ausgaben werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training oder zur Verbesserung von Mistral-Modellen verwendet.

Verbundene Ablagen (optional)

Administratoren unseres Kunden können Ablagen des Kunden mit der Plattform verbinden (Microsoft 365 OneDrive und SharePoint, Google Drive, Dropbox sowie WebDAV-Speicher wie Nextcloud). Die Verbindung erfolgt mit den Zugangsdaten des Kunden beim jeweiligen Anbieter (OAuth-Freigabe oder App-Passwort). Die Plattform liest ausschließlich die vom Kunden ausgewählten Ordner oder Dateien, speichert Kopien der Dokumente im Company Brain des Kunden auf unseren Servern in Deutschland und aktualisiert sie fortlaufend; auf Wunsch des Nutzers werden Inhalte aus der Plattform in die verbundene Ablage geschrieben. Zugangsdaten und Berechtigungsnachweise werden verschlüsselt gespeichert und beim Trennen der Verbindung gelöscht. Der Anbieter der Ablage ist Auftragsverarbeiter oder Vertragspartner des Kunden, nicht unser Unterauftragsverarbeiter; wir übermitteln keine Daten an diese Anbieter, die nicht bereits vom Kunden dort gespeichert sind oder die der Nutzer ausdrücklich dorthin speichert.

Websuche (optional, derzeit nicht aktiviert)

Diese Funktion ist derzeit nicht aktiviert. Sobald sie aktiviert wird, gilt: Nur bei ausdrücklicher Auswahl des Werkzeugs „Websuche“ für die jeweilige Nachricht werden Suchanfragen an Brave Software Inc., San Francisco (USA), übermittelt. Die Suchanfrage wird vorher automatisiert über das organisationsgebundene Modell-Gateway von Personen- und Mandatsbezügen bereinigt. Suchanfragen verlassen die EU; die tatsächlich versandten Anfragen werden in der Antwort angezeigt. Die Bereinigung kann im Einzelfall unvollständig sein und ist keine Garantie vollständiger Anonymität. Für die Drittlandübermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2) als Grundlage vorgesehen. Eine Zero-Data-Retention-Vereinbarung ist angefragt, Status ausstehend; standardmäßig speichert Brave Suchanfragen bis zu 90 Tage.

2.8 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Im Zusammenhang mit allen vorgenannten Prozessen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zudem, um gesetzliche Pflichten, die uns ggf. im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit treffen, zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gewerbe- oder steuerrechtliche Informationspflichten und Aufbewahrungsfristen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen.

2.9 Rechtsdurchsetzung

Im Zusammenhang mit allen vorgenannten Prozessen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen oder uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hierbei zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir die Verletzung unseres Eigentums oder ähnlicher Rechtspositionen verhindern oder aufklären müssen.

2.10 Direktansprache von Kanzleien, KI-Assistent und Anrufaufnahme im Vertriebssystem

Direktansprache

Wir sprechen Rechtsanwaltskanzleien, für die sicherAI fachlich in Betracht kommt, direkt an, vor allem telefonisch, um ihnen unser Angebot vorzustellen. Soweit wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, informieren wir Sie hiermit nach Art. 14 DSGVO.

Dazu verarbeiten wir in unserem internen Vertriebssystem (Ziffer 2.6, Geschäftsanbahnung) berufliche Angaben zu Ihrer Kanzlei und ihren Ansprechpersonen: Name, Ort, Land und Website der Kanzlei, Angaben zu ihrer Größe und ihren Rechtsgebieten sowie unsere kurze Einschätzung, warum unser Angebot passen könnte; Namen und Funktionen von Ansprechpersonen, berufliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen sowie gegebenenfalls die Adresse eines beruflichen LinkedIn-Profils. Kommt es zum Kontakt, speichern wir zusätzlich Zeitpunkt und Ergebnis von Anrufen und Anrufversuchen, unsere Notizen zu Gesprächen, E-Mails, Termine, Aufgaben und den Stand einer möglichen Zusammenarbeit.

Die Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, insbesondere aus Anwaltsverzeichnissen (Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis, Anwaltsverzeichnis des Deutschen Anwaltvereins) und von der Website Ihrer Kanzlei, sowie aus unseren Kontakten mit Ihnen.

Vertriebs-E-Mails versenden und empfangen wir über unser bei Hostinger International Ltd. (Zypern) geführtes Vertriebspostfach. In das Vertriebssystem übernehmen wir nur E-Mails bekannter Kontakte oder von bekannten Firmendomains sowie Antworten auf E-Mails aus dem Vertriebssystem. Beim Einlesen speichern wir dort Metadaten und höchstens 300 Zeichen des Nachrichtentextes, keine Anhänge. Für die Verarbeitung im Postfach gilt Ziffer 2.3; die Löschfristen im Vertriebssystem richten sich nach Ziffer 2.6.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Kanzleien, für die unser Angebot fachlich in Betracht kommt, gezielt anzusprechen (Direktwerbung) und unsere Gespräche vorzubereiten und nachzuhalten. Haben Sie uns selbst angefragt, etwa über eine Demo-Buchung, gilt zusätzlich Ziffer 2.3.

Telefonate aus unserem Vertriebssystem führt die Vertriebsperson im Browser über den Telefoniedienst von Telnyx LLC (USA). Für die Medienverarbeitung ist Frankfurt (Deutschland, EU) als fester Standort eingestellt. Telnyx überträgt das Gespräch in Echtzeit zwischen dem Browser und dem Telefonnetz und verarbeitet den Gesprächston dabei grundsätzlich als unser Auftragsverarbeiter; eine Aufnahmefunktion von Telnyx nutzen wir nicht. Die Verbindungsdaten des Anrufs, insbesondere die beteiligten Rufnummern, Zeitpunkt, Dauer und Status des Anrufs sowie technische Angaben wie IP-Adressen und Browserdaten, verarbeitet Telnyx nach dem Datenverarbeitungsvertrag mit uns in eigener Verantwortung, etwa für Abrechnung, Missbrauchsabwehr und telekommunikationsrechtliche Pflichten (Datenschutzerklärung von Telnyx: https://telnyx.com/privacy-policy). Eine feste Speicherfrist für diese Daten nennt Telnyx nicht; Telnyx bewahrt sie nach eigenen Angaben auf, solange es sie für diese Zwecke benötigt oder gesetzlich muss. Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis unserer Anrufe speichern wir zudem in unserem Vertriebssystem (siehe oben).

Wird ein eingehender Anruf nicht angenommen oder ist die Rufnummer unterdrückt, hört die anrufende Person eine kurze Ansage. Telnyx gibt dafür einen festen Ansagetext per Sprachausgabe wieder; für die Medienverarbeitung gilt der eingestellte Standort Frankfurt (Deutschland, EU). Es gibt keine Mailbox; während der Ansage wird die anrufende Person nicht aufgenommen. Bei einem verpassten Anruf mit übermittelter Rufnummer speichern wir eine Rückrufaufgabe. Bei unterdrückter Rufnummer legen wir weder einen Anruf im Vertriebssystem noch eine Rückrufaufgabe an. Technische Ereignisdaten des Telefonie-Anbieters werden dabei wie bei den übrigen Telefonie-Ereignissen in unserem System gespeichert.

Die feste Standortwahl für die Medienverarbeitung schließt eine Verarbeitung anderer Daten, insbesondere von Verbindungs- und Kontodaten, in den USA sowie Fernzugriffe aus Drittländern nicht aus. Bei Störungen kann Telnyx die Medienverarbeitung nach seinen Bedingungen an einen anderen Standort verlagern. Telnyx ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen an so zertifizierte Unternehmen hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO); nach Schweizer Datenschutzrecht gilt dies seit dem 15. September 2024 ebenso. Entfällt die Zertifizierung, gelten die EU-Standardvertragsklauseln aus dem Datenverarbeitungsvertrag von Telnyx (Ziffer 4).

Für einer Firma zugeordnete Anrufe und die übrigen Geschäftskontaktdaten richten sich Speicherdauer und Löschung nach Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung): Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten zwei Jahre nach dem letzten tatsächlichen Kontakt mit Ihnen (Gespräch oder Antwort); gab es keinen solchen Kontakt, zwölf Monate nach ihrer Erfassung. Anrufversuche, bei denen kein Gespräch zustande kommt, gelten nicht als Kontakt. Ausgenommen sind die nachfolgend beschriebenen Sperreinträge zur Beachtung eines Widerspruchs oder einer Abmeldung.

Technische Ereignisdaten des Telefonie-Anbieters, die in unserem System keinem Anruf zugeordnet sind, löschen wir 30 Tage nach ihrem Empfang. Fehlt der Empfangszeitpunkt, zählen die 30 Tage ab dem Ereigniszeitpunkt. Dies betrifft etwa die technischen Ereignisse zu Anrufen mit unterdrückter Rufnummer, bei denen nur die Ansage wiedergegeben wird.

Eingehende Anrufe, die keiner Firma zugeordnet sind, löschen wir mit Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer und Zustand sowie ihren zugehörigen technischen Ereignisdaten 90 Tage nach Ende des Anrufs. Fehlt der Endzeitpunkt, zählen die 90 Tage ab Anrufbeginn.

Offene Rückrufaufgaben ohne Firmenzuordnung löschen wir 90 Tage nach dem letzten Anruf derselben Nummer oder nach Erfassung der Aufgabe, falls diese später erfolgte. Für den letzten Anruf zählt dessen Ende, ersatzweise sein Beginn. Diese eigenständige Frist für offene Aufgaben gilt nicht, solange ein Anruf derselben Nummer einer Firma zugeordnet ist. Erledigte Rückrufaufgaben ohne Firmenzuordnung löschen wir bei der Löschung eines Anrufs ohne Firmenzuordnung mit, wenn danach kein weiterer Anruf derselben Nummer gespeichert bleibt. Gibt es zu dieser Nummer keinen Anruf ohne Firmenzuordnung mehr, löschen wir die erledigte Aufgabe 90 Tage nach ihrer Erledigung.

Sie können der Direktansprache jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Ziffer 7.2), etwa im Gespräch oder über die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Wir vermerken dann eine Kontaktsperre und sprechen Sie nicht mehr an. Soweit kein Vertrag mit Ihnen besteht, löschen wir danach Ansprechpersonen, Notizen und den Kontaktverlauf und behalten nur einen Sperreintrag mit Name, Branche und Land der Kanzlei, ihren Internet-Domains und Telefonnummern sowie dem Sperrvermerk mit Datum. Den Sperreintrag bewahren wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO auf; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihren Widerspruch auch künftig zu beachten.

Widersprechen Sie der telefonischen Ansprache oder sperren wir eine Telefonnummer, bleibt diese als eigenständiger Sperreintrag erhalten, auch wenn wir die Firma löschen oder auf den oben beschriebenen Firmensperreintrag reduzieren. Als Kontaktdatum bleibt nur die Telefonnummer, ohne Namen, Firmenzuordnung, Notizen oder Kontaktverlauf aus der bisherigen Akte. Damit verhindern wir, dass die Nummer bei einem erneuten Import oder beim Wählen aus unserem Vertriebssystem wieder für die Ansprache verwendet wird.

Melden Sie sich von unseren Vertriebs-E-Mails ab, bleibt entsprechend nur Ihre normalisierte E-Mail-Adresse als Kontaktdatum in einem eigenständigen Sperreintrag erhalten, auch nach Löschung oder Reduktion der Firma. Die Adresse wird in Kleinbuchstaben und ohne Leerzeichen am Anfang oder Ende gespeichert, ohne Namen, Firmenzuordnung, Notizen oder Kontaktverlauf aus der bisherigen Akte. Damit verhindern wir weitere Vertriebs-E-Mails an diese Adresse, auch nach einem erneuten Import.

Diese Nummern- und Mail-Sperreinträge verwenden wir ausschließlich, um Ihren Widerspruch oder Ihre Abmeldung auch künftig zu beachten. Eine auf Ihren Widerspruch oder Ihre Abmeldung zurückgehende Kontaktsperre heben wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung auf. Nachweisliche Fehleintragungen an einem einzelnen Kontakt, etwa eine versehentliche Sperre oder eine Zuordnung zur falschen Firma oder zum falschen Kontakt, können wir korrigieren. Die nach Löschung oder Reduktion der Firma bewahrten eigenständigen Nummern- und Mail-Sperreinträge bleiben bis zur Aufhebung mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung bestehen, andernfalls unbefristet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihren Widerspruch oder Ihre Abmeldung auch künftig zu beachten.

KI-Assistent im Vertriebssystem

In unserem Vertriebssystem setzen wir einen KI-Assistenten ein. Personen, die bei uns im Vertrieb arbeiten, können ihm Fragen zu den dort gespeicherten Daten stellen, etwa welche Aufgaben anstehen, wie die letzten Gespräche verlaufen sind oder was die Akte eines Unternehmens enthält. Das betrifft alle Personen, deren Daten wir nach Ziffer 2.3, Ziffer 2.6 und diesem Abschnitt im Vertriebssystem speichern.

Für eine Antwort ruft der Assistent über fest definierte Abfragen Angaben aus dem Vertriebssystem ab und übermittelt sie zusammen mit der Frage und dem bisherigen Verlauf der Unterhaltung an ein KI-Sprachmodell. Dazu können gehören: Name, Ort, Website und Status des Unternehmens und unsere Notizen zum Unternehmen; beim Abruf der Akte eines Unternehmens Namen, Funktionen, berufliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern seiner Ansprechpersonen; Zeitpunkt und Ergebnis von Anrufen und Treffen und unsere weiteren Notizen (jeweils die ersten 600 Zeichen); Betreff und Ausschnitt von Vertriebs-E-Mails (die ersten 120 beziehungsweise 300 Zeichen); Zeitpunkt, Teilnahmeart und Status von Terminen; Aufgaben; Deals mit Stufe und Wert; Zählungen und Berichte über unsere Vertriebsarbeit. Bei Kunden kommen der Name der Organisation, der Tarif, der Status des Abonnements und die Zahl der Nutzer hinzu.

Nicht an das Modell übermittelt werden Inhalte, die unsere Kunden in sicherAI verarbeiten (etwa Chats, Dateien und Wissensräume), Betreff und Inhalt von Supportanfragen, der Text von Anfragen über unsere Website, die Nachricht einer Demo-Buchung und interne Kalenderdaten. Unternehmen mit Kontaktsperre nimmt der Assistent von allen Auskünften zu einzelnen Unternehmen und von Listen aus; in Zählungen ohne Namen können sie enthalten sein. Frühere Antworten, die auf Daten eines inzwischen gesperrten Unternehmens beruhen, übermittelt er nicht erneut an das Modell. Die Datenbank liest der Assistent über eine eigene Rolle, die nur auf freigegebene Tabellen und Spalten zugreifen darf.

Das Sprachmodell (Mistral Large 3, wahlweise Mistral Medium 3.5) stellt Mistral AI SAS, Paris (Frankreich), als unser Auftragsverarbeiter über den EU-Endpunkt (api.eu.mistral.ai) bereit; die Anfragen laufen über unser eigenes Modell-Gateway auf unseren Servern in Deutschland. Wie in Ziffer 2.7 beschrieben, hat Mistral für unser Konto Zero Data Retention bestätigt, und die Trainingsnutzung ist deaktiviert; Prompts und Ausgaben werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training oder zur Verbesserung von Mistral-Modellen verwendet.

Den Verlauf einer Unterhaltung speichert nur der Browser der nutzenden Person, und zwar für die Sitzung im jeweiligen Browserfenster; beim Abmelden, bei einem Wechsel des Nutzers oder seiner Rolle und mit „Neue Unterhaltung“ wird er gelöscht. In unserem Vertriebssystem speichern wir weder Fragen noch Antworten. Je Anfrage legen wir lediglich einen Protokolleintrag ohne Inhalte an (Zeitpunkt, nutzende Person, Modell, Ergebnis, Umfang, Kosten und Dauer der Anfrage sowie die Namen der genutzten Abfragen), um die Kosten zu begrenzen und den Betrieb nachvollziehen zu können; diese Einträge löschen wir nach 90 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Vertriebsarbeit effizient vorzubereiten und den Überblick über Gespräche, Aufgaben und Vertragsanbahnungen zu behalten. Der Assistent liest nur: Er versendet nichts, ändert keine Daten und trifft keine Entscheidungen. Ob und wie wir Sie ansprechen, entscheiden Menschen; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt (Ziffer 9). Ihr Widerspruchsrecht nach Ziffer 7 gilt auch für diese Verarbeitung.

Aufnahme von Vertriebsanrufen mit Ihrer Einwilligung

Bei ausgehenden und eingehenden Gesprächen mit uns über unser Vertriebssystem fragen wir Sie zu Beginn des Gesprächs, ob wir es aufnehmen und mit KI umschreiben und zusammenfassen lassen dürfen. Bei eingehenden Anrufen ist eine Aufnahme erst möglich, nachdem wir den Anruf einer Firma zugeordnet haben. Das dient allein dazu, unsere Gesprächsnotiz und die nächsten Schritte richtig festzuhalten. Die Aufnahme beginnt erst, nachdem Sie ausdrücklich zugestimmt haben und die Vertriebsperson Ihre Zustimmung in unserem System bestätigt hat; Ihre Antwort selbst wird nicht aufgenommen. Die Einwilligung gilt nur für dieses eine Gespräch. Sie ist freiwillig: Lehnen Sie ab, sprechen wir ohne Aufnahme weiter und halten das Gespräch wie bisher in einer selbst geschriebenen Notiz fest; Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht.

Aufgenommen werden beide Seiten des Gesprächs, je Gespräch höchstens 15 Minuten; danach endet die Aufnahme, das Gespräch kann weiterlaufen. Die Aufnahme entsteht ausschließlich im Desktop-Browser der Vertriebsperson; eine Aufnahmefunktion von Telnyx nutzen wir nicht. Der Browser übermittelt die Aufnahme in Teilen von etwa 30 Sekunden über unsere Server in Deutschland und unser Modell-Gateway an Mistral AI SAS, Paris (Frankreich), wo das Sprachmodell Voxtral sie in Text umschreibt. Den Ton verwerfen wir unmittelbar nach der Umschrift, auch wenn diese scheitert, spätestens fünf Minuten nach Beginn des jeweiligen Teils. Wir legen ihn weder in Dateien noch in Datenbanken oder im dauerhaften Speicher des Browsers ab.

Nach dem Gespräch erstellt das Sprachmodell Mistral Large 3 aus der Umschrift einen Vorschlag mit Zusammenfassung, Gesprächsergebnis und nächstem Schritt, etwa einem Rückruf oder einem Demo-Termin. Es erhält dafür nur die Umschrift dieses Gesprächs, Datum und Uhrzeit des Anrufs und unsere Liste möglicher Gesprächsergebnisse, keine weiteren Angaben aus unserem Vertriebssystem. Die Vertriebsperson prüft den Vorschlag und übernimmt ihn ganz oder teilweise in ihre Gesprächsnotiz oder verwirft ihn. Über Notiz, Ergebnis und nächste Schritte entscheidet sie selbst; eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt (Ziffer 9). Wir werten die Aufnahme nicht aus, um Sprecher zu erkennen, Stimmungen zu deuten oder Personen zu bewerten.

Umschrift und Vorschlag speichern wir nicht. Sie liegen nur im Arbeitsspeicher des Browserfensters, in dem die Vertriebsperson das Gespräch führt; unsere Server verarbeiten sie nur für die Dauer der jeweiligen Anfrage. Gespeichert wird allein die von der Vertriebsperson bestätigte Gesprächsnotiz mit Ergebnis und nächstem Schritt, wie jede andere Notiz zu einem Anruf; an ihr vermerken wir ohne Inhalt, dass sie auf einer Aufnahme beruht. Den Text solcher Notizen erhält der KI-Assistent unseres Vertriebssystems nicht; er sieht bei diesen Anrufen nur Art, Datum und Ergebnis. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir beim Anruf den Zeitpunkt, die Vertriebsperson, die Ihre Einwilligung bestätigt hat, und die Fassung unseres Hinweistextes, dazu technische Angaben zur Aufnahme ohne Gesprächsinhalt, etwa Status, Anzahl und Dauer der Aufnahmeteile. Wie beim KI-Assistenten protokollieren wir je Modellaufruf nur Umfang und Kosten ohne Inhalte und löschen diese Einträge nach 90 Tagen.

Rechtsgrundlage für Aufnahme, Umschrift und Vorschlag ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die bestätigte Gesprächsnotiz speichern wir wie unsere übrigen Gesprächsnotizen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (siehe oben, Direktansprache); Speicherdauer und Löschung richten sich nach Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung). Die Angaben zum Nachweis Ihrer Einwilligung verarbeiten wir zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), und löschen sie mit den übrigen Daten des Anrufs. Umschrift und Vorschlag erstellt Mistral als unser Auftragsverarbeiter über den EU-Endpunkt (api.eu.mistral.ai); wie in Ziffer 2.7 beschrieben, hat Mistral für unser Konto Zero Data Retention bestätigt, und die Trainingsnutzung ist deaktiviert.

Sie können jederzeit verlangen, dass wir die Aufnahme beenden, oder Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch einfach im Gespräch (Ziffer 6.6). Beenden wir die Aufnahme nur auf Ihren Wunsch, kann der Vorschlag noch auf den bis dahin aufgenommenen Teilen beruhen. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, beenden wir die Aufnahme sofort, verwerfen den noch vorhandenen Ton, die Umschrift und den Vorschlag und sprechen auf Wunsch ohne Aufnahme weiter. Bereits an Mistral übermittelte Aufnahmeteile können wir nicht zurückholen. Übernimmt eine andere Person das Gespräch, etwa nach einer Weiterleitung, beenden wir die Aufnahme; im selben Gespräch nehmen wir danach nicht erneut auf. Bitte nennen Sie während der Aufnahme keine Einzelheiten zu Mandaten.

3. Kategorien von Empfängern

3.1 Um unsere Dienstleistungen bereitzustellen und Geschäftsprozesse effizient zu gestalten, arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen, die in unterschiedlichem Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten können. Dabei gibt es zwei Kategorien:

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, die ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen handeln.

Eigenverantwortlich handelnde Unternehmen, die selbst über die Verarbeitung und Nutzung der Daten entscheiden.

3.2 Einige Dienstleister sind vertraglich streng an unsere Weisungen gebunden und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für die vereinbarten Zwecke in unserem Auftrag. Hierzu haben wir mit diesen Empfängern einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Insbesondere folgende Kategorien von Empfängern gehören hierzu:

Hosting, Cloud- und IT-Sicherheitsdienste: Bereitstellung der technischen Infrastruktur sowie Schutz der IT-Systeme.

Web- und Plattform-Hosting: Bereitstellung und Betrieb unserer Website sowie Plattform-Dienste.

Zahlungsabwicklung: Verarbeitung von Zahlungen über verschiedene Zahlungsmethoden, einschließlich Kreditkarten, soweit der jeweilige Anbieter als reiner Zahlungsdienstleister agiert.

Kommunikation: Versand transaktionaler E-Mails und der Testphasen-Mails (Brevo), E-Mail-Postfächer einschließlich des Vertriebspostfachs (Hostinger) sowie Telefonie für Vertriebsanrufe (Telnyx, Ziffer 2.10).

KI-Modellanbieter: Bereitstellung der in Ziffer 2.7 genannten Modelle in europäischen Regionen, auch für den KI-Assistenten und die Anrufaufnahme in unserem Vertriebssystem (Ziffer 2.10).

3.3 In bestimmten Fällen arbeiten wir mit Unternehmen zusammen, die selbst über die Verarbeitung personenbezogener Daten entscheiden. Teilweise agieren die Empfänger selbständig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit und sind hierbei ebenfalls verpflichtet, die Anforderungen der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu wahren. Insbesondere folgende Kategorien von Empfängern gehören hierzu:

Zahlungsdienstleister: Eigenständige Verarbeitung von Transaktionen sowie Erfüllung regulatorischer Vorgaben.

Google und Microsoft, soweit Sie die Anmeldung mit einem Google- oder Microsoft-Konto wählen (Ziffer 2.2).

Google, soweit Sie an einer Demo über Google Meet teilnehmen (Ziffer 2.3).

Telnyx für die Verbindungsdaten von Telefonaten aus unserem Vertriebssystem (Ziffer 2.10).

Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Datenübermittlung besteht oder die Übermittlung für Rechtsdurchsetzung notwendig ist.

3.4 Schließlich übermitteln wir im Einzelfall personenbezogene Daten an unsere Berater in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten, wobei diese Empfänger in der Regel bereits aufgrund ihrer berufsrechtlichen Stellung zur besonderen Vertraulichkeit und Geheimhaltung verpflichtet sind.

4. Datenübermittlung in Drittländer

4.1 Soweit für unsere Zwecke erforderlich, übermitteln wir Ihre Daten ggf. auch an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („Drittstaaten“). Dies ist insbesondere im Rahmen der Vertragsabwicklung oder aufgrund von gesetzlichen Vorschriften der Fall.

4.2 Wir übermitteln Ihre Daten an Empfänger in Drittländern nur nach Maßgabe der Bestimmungen in Kapitel V der DSGVO, d.h. wenn sichergestellt ist, dass die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne von Art. 45 Abs. 1 DSGVO festgestellt hat oder angemessene Garantien im Sinne von Art. 46 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO umgesetzt wurden oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO vorliegt und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen gegen die Übermittlung der personenbezogenen Daten sprechen.

4.3 Wir verwenden zur Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus beim Empfänger der Daten, insbesondere die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zur Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten (SCC). Sie haben die Möglichkeit, die SCC über den Link Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 abzurufen oder eine Kopie bei uns anzufordern.

5. Dauer der Datenverarbeitung und Löschung

5.1 Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zunächst für die Dauer, für die der jeweilige Verarbeitungszweck – siehe oben – eine entsprechende Verarbeitung erfordert.

5.2 Soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrages erfolgt, umfasst der Verarbeitungszeitraum auch die Zeiträume der Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und der Abwicklung eines Vertrages (einschließlich etwaiger nachlaufender Ansprüche).

5.3 Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erfolgt, umfasst der Verarbeitungszeitraum den Zeitraum bis zur Erreichung der verfolgten Verarbeitungszwecke.

5.4 Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, erfolgt sie für den Zeitraum zwischen der Erteilung und dem Widerruf der Einwilligung oder bis die von der Einwilligung umfasste Verarbeitung abgeschlossen ist.

5.5 Insofern weisen wir darauf hin, dass auch im Falle des Widerrufs einer Einwilligung die weitere Verarbeitung auf Basis weiterer Rechtsgrundlagen möglich sein kann (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

5.6 Auch bei Erreichung der primären Verarbeitungszwecke kann eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgen, insbesondere, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und/oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:

Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f OR) sowie – soweit anwendbar – aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, Abs. 4 AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.

Erhaltung von Beweismitteln unter Berücksichtigung der Verjährungsvorschriften. Nach Art. 127 ff. des Schweizer Obligationenrechts (OR) beziehungsweise – soweit anwendbar – nach den §§ 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu dreißig Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist zehn Jahre (OR) beziehungsweise drei Jahre (BGB) beträgt.

6. Betroffenenrechte

Sie können die nachfolgenden Rechte jederzeit über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten geltend machen:

6.1 Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Sie betreffenden personenbezogenen Daten und über Informationen gemäß Art. 15 Abs. 1 lit. a) – lit. h) DSGVO. Werden Sie betreffende personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Sie haben unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen auch das Recht, eine Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu erhalten.

6.2 Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, falls diese unrichtig sind. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Sie betreffender personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

6.3 Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, falls einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.

6.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

6.5 Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben unter den in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragsdurchführung bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln. Bei der Ausübung dieses Rechts haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns auf einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

6.6 Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern die Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) oder Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO erfolgt, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Beim Widerruf der Einwilligung können Sie unter anderem auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben.

6.7 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

7. Widerspruchsrecht

7.1 Sie haben unter den in Art. 21 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling.

7.2 Werden Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie außerdem nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

8.1 Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, werden wir Ihnen unsere Website nicht uneingeschränkt zur Verfügung stellen können oder Ihre Anfragen an uns nicht beantworten können.

8.2 Personenbezogene Daten, die wir nicht zwingend für die oben genannten Verarbeitungszwecke benötigen, sind entsprechend als freiwillige Angaben gekennzeichnet.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 Abs. 1, Abs. 4 DSGVO ein.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 2026-10-17. Durch die Weiterentwicklung unserer Website, Produkte und Dienstleistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. In diesem Fall werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend auf unserer Website aktualisieren.